Đàm phán hợp đồng thương mại: Nhìn từ kinh nghiệm thực tiễn

Trong bối cảnh toàn cầu hóa mạnh mẽ, doanh nghiệp trên thế giới ngày càng mở rộng hoạt động kinh doanh ra thị trường nước ngoài. Việc ký kết hợp đồng thương mại quốc tế trở thành công cụ không thể thiếu để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia. Hợp đồng thương mại quốc tế không chỉ đơn thuần là một thỏa thuận giữa các bên về việc trao đổi hàng hóa, dịch vụ mà còn là văn bản có giá trị ràng buộc các bên. Do đó, giai đoạn đàm phán hợp đồng đóng vai trò quan trọng.

Bài viết cung cấp một cái nhìn tổng quan về những bí quyết quan trọng giúp các bên tham gia đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế một cách hiệu quả và thành công hơn.

Am hiểu pháp luật thương mại quốc tế

Pháp luật thương mại quốc tế không chỉ giúp xác định quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết tranh chấp nếu có xảy ra. Các quy định pháp luật này có thể được áp dụng từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm hiệp định quốc tế, luật quốc gia và các nguyên tắc chung.

Theo Điều 1 của Công ước Liên Hợp quốc về mua bán hàng hóa quốc tế (CISG) thì Công ước này áp dụng cho các hợp đồng mua bán hàng hóa giữa các bên có trụ sở thương mại ở các quốc gia khác nhau, khi các quốc gia này là các quốc gia thành viên của Công ước hoặc khi theo các quy tắc tư pháp quốc tế thì luật được áp dụng là luật của nước thành viên Công ước này. Theo đó, tạo khung pháp lý rõ ràng và thống nhất về quyền và nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, tạo điều kiện thuận lợi cho các bên khi ký kết hợp đồng bởi đã có một luật chung để điều chỉnh giao dịch giữa các bên.

Tại Việt Nam, theo Điều 27 Luật Thương mại 2005 quy định rõ về mua bán hàng hóa quốc tế được thực hiện dưới các hình thức xuất khẩu, nhập khẩu, tạm nhập, tái xuất, tạm xuất, tái nhập và chuyển khẩu. Mua bán hàng hoá quốc tế phải được thực hiện trên cơ sở hợp đồng bằng văn bản hoặc bằng hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương. Quy định này đã nêu rõ các hình thức của mua bán hàng hóa quốc tế và hình thức thực hiện hợp đồng, là cơ sở để các bên tham khảo khi ký kết hợp đồng thương mại quốc tế.

Tìm hiểu thông tin về đối tác

Việc tìm hiểu thông tin, nghiên cứu về đối tác là bước quan trọng không thể thiếu trước khi đàm phán, nhằm hiểu rõ văn hóa doanh nghiệp, giá trị cốt lõi và địa vị pháp lý của họ. Điều này không chỉ giúp tạo sự tin tưởng mà còn xây dựng mối quan hệ lâu dài. Khi nghiên cứu đối tác, cần chú ý đến các yếu tố như: quá trình thành lập, hoạt động của đối tác; các giấy tờ pháp lý doanh nghiệp; khả năng và uy tín của doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp có thể có các cách tiếp cận khác nhau dựa trên nền văn hóa từng quốc gia. Do đó, việc tìm hiểu văn hóa doanh nghiệp giúp bên đàm phán điều chỉnh hình thức, phong cách đàm phán phù hợp, từ đó tổ chức đội ngũ đàm phán phù hợp. Ngoài ra, chuẩn bị tài liệu là bước không kém phần quan trọng, các tài liệu liên quan đến hợp đồng cần được chuẩn bị một cách đầy đủ và rõ ràng, tạo điều kiện cho các bên có cách nhìn tổng quát về hàng hóa, dịch vụ, là cơ sở đi đến cuộc đàm phán hiệu quả.

Dự thảo những điều khoản quan trọng trong hợp đồng

Trong điều kiện thương mại quốc tế, việc dự thảo hợp đồng với một số điều khoản quan trọng mà các bên cần đặc biệt chú ý như sau:

Giá cả và phương thức thanh toán: Giá cả là một trong những điều khoản thiết yếu trong bất kỳ hợp đồng giao dịch nào, đóng vai trò thiết yếu quyết định sự thành bại của thương vụ. Do vậy, việc xác định rõ ràng các yếu tố liên quan đến giá cả là điều cực kỳ cần thiết để bảo đảm quyền lợi cho các bên tham gia. Đây không chỉ đơn thuần là khoản tiền mà bên bán yêu cầu bên mua thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ mà còn bao gồm những yếu tố như phương thức tính toán, đơn vị đo lường, cũng như các yếu tố hỗ trợ đi kèm. Việc ghi rõ giá cả trong hợp đồng sẽ giúp tránh những tranh chấp dễ phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. Phương thức thanh toán cũng cần được ghi nhận rõ, nhằm đảm bảo tính minh bạch và ràng buộc trong quá trình thực hiện hợp đồng. Điều này, không chỉ tuân thủ quy định pháp luật quốc gia từng bên mà còn thể hiện nghĩa vụ thực hiện giữa các bên.

Điều khoản giao hàng: Trong khuôn khổ quy định của INCOTERMS 2020, việc xác định rõ trách nhiệm của các bên trong quá trình giao hàng là điều quan trọng để bảo đảm rằng giao dịch thương mại diễn ra một cách suôn sẻ, hiệu quả và minh bạch. Các điều kiện giao hàng được quy định trong các điều khoản cụ thể của INCOTERMS giúp các bên tránh được những tranh chấp thường gặp. Phương thức vận chuyển là yếu tố đầu tiên mà các bên cần thỏa thuận. Để lựa chọn được phương thức vận chuyển phù hợp, các bên nên xem xét tính chất của hàng hóa, khoảng cách và thời gian giao hàng.

Chi phí vận chuyển là một yếu tố quan trọng mà mọi bên tham gia giao dịch đều cần được làm rõ trách nhiệm về chi phí vận chuyển, bảo hiểm và rủi ro trong quá trình giao hàng đều có thể được phân định cụ thể. Các bên cần chỉ rõ ai sẽ là người chịu trách nhiệm thanh toán các chi phí này trong từng giai đoạn của quá trình vận chuyển. Thời gian giao hàng cũng là một khía cạnh không kém phần quan trọng trong bất kỳ hợp đồng thương mại nào. Để tránh xung đột trong tương lai, các bên nên ghi nhận cụ thể thời gian giao hàng trong hợp đồng, đồng thời có thể bao gồm các hình thức bồi thường trong trường hợp một bên không thực hiện đúng thời hạn đã cam kết.

Điều khoản giải quyết tranh chấp: Khi tham gia vào một hợp đồng thương mại quốc tế, việc tồn tại những tranh chấp là điều không thể tránh khỏi. Việc quy định rõ phương thức giải quyết tranh chấp trong hợp đồng sẽ giúp các bên có cơ sở thực hiện đảm bảo quyền lợi của mình. Các bên có thể lựa chọn giữa việc giải quyết tranh chấp thông qua trọng tài hoặc tòa án, mỗi phương thức đều có những ưu và nhược điểm riêng. Đối với các tranh chấp thương mại quốc tế, trọng tài thường được lựa chọn phổ biến hơn so với tòa án, bởi sự nhanh chóng, tính linh hoạt và bảo mật thông tin trong quá trình giải quyết tranh chấp. Các bên cũng có thể tự do thỏa thuận quy trình tố tụng trọng tài, địa điểm tổ chức và cả ngôn ngữ sử dụng.

Nhìn chung, các quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành phù hợp với các quy định của pháp luật quốc tế. Do đó, khi tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng, cần lưu ý lựa chọn phương thức giải quyết tranh chấp và pháp luật áp dụng phù hợp.

Xác định mục tiêu đàm phán

Để có thể chủ động linh hoạt trong quá trình đàm phán, người đàm phán hợp đồng nên đề ra mục tiêu đàm phán ở các cấp độ khác nhau. Có thể là mục tiêu cao nhất, kết quả tốt nhất; Mục tiêu thấp nhất, kết quả ở mức độ thấp nhất mà người đàm phán có thể chấp nhận; Mục tiêu trọng tâm, cái mà người đàm phán thực sự mong muốn được giải quyết. Việc thiết lập các mục tiêu ở các cấp độ khác nhau sẽ giúp người đàm phán có một khung tham chiếu rõ ràng, đồng thời tạo ra những lựa chọn linh hoạt trong quá trình thương lượng.

Nắm vững nguyên tắc cơ bản khi đàm phán

Để có kết quả đàm phán thành công, người đàm phán cần nắm vững các nguyên tắc cơ bản sau: Tạo ấn tượng ban đầu; cởi mở, tôn trọng đối tác; Luôn bám sát mục tiêu; Biết lắng nghe đối tác; Khôn khéo, linh hoạt trong từng điều khoản; Tóm tắt nội dung đàm phán thường xuyên và thỏa hiệp khi cần thiết.

Khi đàm phán, tôn trọng và lắng nghe đối tác là điều không thể thiếu, lắng nghe không chỉ đơn giản là nghe những gì đối tác nói mà còn là khả năng thấu hiểu những gì đối tác thực sự mong muốn. Kỹ năng này giúp xây dựng lòng tin và sự tôn trọng lẫn nhau trong giai đoạn đầu và cả trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng. Bên đàm phán có thể đặt câu hỏi mở để khuyến khích đối tác chia sẻ thông tin. Đồng thời, ngôn ngữ trong đàm phán cần phải đơn giản, rõ ràng và chính xác. Tránh sử dụng các thuật ngữ có thể gây nhầm lẫn. Ngoài ra, sự tự tin không chỉ đến từ kiến thức mà còn từ giao tiếp và tương tác. Điều này có thể đạt được qua việc chuẩn bị kỹ lưỡng và thực hành trước đàm phán, tạo tiền đề cho cuộc đàm phán thành công.

Như vậy, với việc áp dụng những kinh nghiệm và kiến thức phù hợp, các doanh nghiệp sẽ có khả năng xây dựng mối quan hệ thương mại bền vững, hiệu quả và mở rộng hoạt động kinh doanh toàn cầu.

ThS. LS. Trần Văn Sĩ – ThS. LS. Huỳnh Thị Mỹ Hằng (Công ty Luật Anh Sĩ)

FILI